2.2.2 Importación de Plan de Cuentas del Emisor
Si bien se pueden elaborar los Estados Contables en BILAN sin importar datos desde los sistemas del Emisor porque puede realizarse la registración de cualquier tipo de asiento contable, en la mayoría de los casos vamos a importar el balance de sumas y saldos desde el sistema de gestión administrativo-contable que utilice el emisor. Por este motivo es indispensable vincular el Plan de Cuentas que utiliza el Emisor en su sistema de gestión Administrativo-Contable con el Plan de Cuentas BILAN.
Nota importante: Este paso de importar el plan de cuentas del emisor puede omitirse en esta instancia porque cuando realicemos la importación del primer balance de sumas y saldos del emisor, nos va a informar que TODAS las cuentas del balance de sumas y saldos son cuentas nuevas y podemos incorporarlas en ese momento. Ver 2.3.1 Importación de Balance de Sumas y Saldos.
Para realizar esta tarea, es necesario importar desde el Sistema de Gestión Administrativo-Contable del Emisor un archivo de texto plano con extensión .txt o .csv con el Plan de Cuentas. Puede utilizarse el mismo archivo que contiene el balance de sumas y saldos.
Presionando “Diseño de Archivo a Importar” va a desplegar una pantalla con los requisitos que debe cumplir ese archivo de texto plano donde además, deberá indicar el orden de los datos importados.
Si el archivo a importar es el siguiente:
Las referencias para importación son:
En la celda A1 debe tener el CUIT del Emisor al que pertenece el Plan de Cuentas, luego, en la línea 2 tiene los títulos y en la línea 3 comienzan los datos del plan de Cuentas.
Los datos de columnas son los siguientes:
Código de integración: Es el que se utiliza generalmente para darle el orden jerárquico a las cuentas, a los rubros y subrubros que pertenece, etc.
Código de cuenta: Es el que usa para las imputaciones en el sistema de Gestión Administrativo-Contable.
Existen sistemas que utilizan el mismo código de integración como código de imputación contable.
Otros sistemas tienen un código distinto con una longitud de tres o cuatro dígitos para realizar la imputación contable.
También existen sistemas que utilizan la descripción de la cuenta para la imputación contable.
Descripción de la cuenta: nombre de la cuenta
Imputable si/no: Los planes de cuentas contienen generalmente cuentas de grupo o sumarizadoras a las cuales no se realizan imputaciones porque contienen los importes adicionados de las cuentas que componen el grupo. Estas cuentas de grupo, deben estar indicadas con un “No” en la columna “Imputable” y el resto con “Sí”.
Se debe asignar el número de columna absoluto que le corresponda aunque el archivo tenga columnas ocultas o que no es necesario importar.
Una vez que se acepta el diseño de registro a importar, ya se puede pasar al siguiente paso, “Subir Plan de Cuentas” y seleccionamos el archivo a importar y nos muestra la siguiente pantalla:
Una sugerencia práctica. Generalmente los planes de cuentas completos de los emisores suelen ser muy extensos y con muchas cuentas que no se encuentran en uso. Para que la próxima tarea en la que debemos vincular las cuentas del plan de cuentas del emisor con el Plan de Cuentas BILAN no sea muy extensa y evitar vincular cuentas en desuso, es recomendable que se importe las cuentas que figuran en el balance de sumas y saldos que tengan valores. De esta manera vamos a tener que vincular solo las cuentas útiles. Si en próximos ejercicios aparecen nuevas cuentas, BILAN ofrece la posibilidad de darlas de alta y vincularlas en ese momento.