2.3.1 Importación de Balance de Sumas y Saldos.
Para la importación del Balance de sumas y saldos existen distintas opciones. Despliega la siguiente pantalla donde nos muestra el último Balance de Sumas y saldos importado.
Al presionar el botón de “Importar Sumas y Saldos”, nos ofrece las siguientes opciones
En el caso que BILAN tenga convenio con el sistema de contabilidad de gestión que utiliza el emisor (Ejemplo: SOS-Contador, Planeon, etc.), presionando sobre el icono del sistema de gestión, realizará la importación del balance de sumas y saldos en forma automática.
En el caso que no exista convenio, se debe ingresar por “Archivo Local” y en el caso que sea la primera vez que importamos Sumas y Saldos del emisor activo, debemos dar las indicaciones de la estructura del archivo que vamos a importar.
Teniendo en cuenta el ejemplo de archivo a importar siguiente:
Corresponde dar los siguientes datos de configuración del archivo a importar:
Las columnas indispensables que deben estar definidas son: Código de Cuenta, Descripción, Imputable Si/No, Saldo Inicial, Débitos, Créditos y Saldo Final.
Conviene resaltar que la indicación de columna debe corresponder al valor absoluto de la misma aunque hayan columnas ocultas.
Después de confirmar la estructura del archivo a importar
Debemos presionar el botón “Importar Archivo” e indicar el archivo que se debe importar:
BILAN controla que la suma algebraica del saldo inicial y el saldo final de cero, que los débitos y créditos sean valores positivos y que la suma de los débitos sea igual a los créditos. Un error frecuente es se haya definido en la estructura la coma decimal como punto o viceversa como es el caso del ejemplo.
Si vinieran cuentas nuevas en el balance de sumas y saldos se indicará en este sector:
En ese caso basta presionar el botón “Agregar Cuentas Nuevas”. Luego de agregar las cuentas nuevas se podrá acceder a la “Vinculación de Cuentas”.
En el caso que existan cuentas no vinculadas, deberá procederse a vincularlas antes de aceptar el balance de sumas y saldos.
Cuando es el Primer Ejercicio BILAN, como el caso del ejemplo, toma como saldos del ejercicio anterior, los saldos iniciales.
En el caso que ya exista un ejercicio anterior cargado en BILAN, controla los saldos iniciales que vienen en el Balance de Sumas y Saldos con los saldos del ejercicio anterior de BILAN y si encuentra diferencias, nos avisa.
Y permite controlar el detalle de esas diferencias pero no impide seguir adelante con la importación.
El motivo de estas diferencias puede tener distintos orígenes, el más común es cuando se aplica ajuste por inflación y se generan diferencias de centavos por motivos de redondeo. Otro motivo es que se han realizado asientos de ajuste en BILAN que no fueron realizados posteriormente en el sistema de gestión del emisor.
Estas diferencias pueden ser revisadas en cualquier momento y pueden ser corregidas, en el caso que sea necesario por dos vías:
· Haciendo las correcciones que correspondan en el sistema de gestión del emisor y volviendo a importar el balance de sumas y saldos
· Haciendo asientos en BILAN del tipo “Asientos de ajuste al saldo final del ejercicio anterior”. Ver 2.3.3 Asientos del Ejercicio
Estas diferencias pueden controlarse en cualquier momento mediante la función "Revisión Diferencias Saldos Iniciales".